Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Mielimylly Valmennustoimisto oy:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja- asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 27.3.2018. Viimeisin muutos 24.5.2018.

1.   Rekisterinpitäjä

Mielimylly Valmennustoimisto Oy y-tunnus: 2193832-1
Osoite:Tuokkostie 2 a 1, 18200 Heinola kotipaikka: Heinola www.niinapalmunen.fi

2.   Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Niina Palmunen
Osoite: Tuokkostie 2 a 1, 18200 Heinola
040-5595329
Sähköposti: niina.palmunen@mielimylly.fi

3.   Rekisterin nimi

Yrityksen asiakasrekisteri
Yhteistyökumppaneiden asiakasrekisterien käsittely, työversioiden ylläpito.

4.   Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on sopimus, joko Mielimylly Valmennustoimisto Oy:n tai ylläpitäjäyrityksen kanssa. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin ja asiakassuhteen hoito, tiedotus tai markkinointi. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

5.   Rekisterin tietosisältö

Mielimylly Valmennustoimiston omaan rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: Yhteistyöyrityksen nimi, yhteystiedot, toteutetut projektit ja laskutustiedot. Yhteistyökumppaneiden käsiteltävien rekistereiden tallennettavia tietoja ovat henkilön nimi, asema, työpaikka, sähköposti ja puhelinnumero, suoritettava tutkinto tai koulutus ja sen etenemisen tai suorittamisen seurannan tiedot ja siihen liittyvät lomakkeet. Yhteistyökumppaneiden asiakasrekistereitä säilytetään 5 vuotta koulutuksen tai tutkinnon loppumisen jälkeen.

6.   Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

7.   Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille. Tiedot luovutetaan vain rekisterin ylläpitäjälle tai tutkintojen suorittamisen yhteydessä asiakkaan oppilaitokselle tai oppisopimustoimistolle. Rekisterin käyttötarkoituksen mukaisien tehtävien hoitoon voidaan käyttää alihankkijoita ja tietoja voidaan siirtää EU-/ETA-alueen ulkopuolelle, jos se on palvelun toteuttamisen vuoksi tarpeellista. Tällöin rekisterinpitäjä huolehtii sopimuksin lainsäädännön edellyttämällä tavalla tietosuojan riittävästä suojasta.

8.   Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti.
Fyysisessä muodossa oleva aineisto
Fyysisessä muodossa oleva aineisto säilytetään Mielimylly Valmennustoimisto Oy:n toimistossa lukitussa tilassa.
Sähköisesti tallennetut tiedot
Sähköisessä muodossa olevat tiedot säilytetään Mielimylly Valmennustoimisto Oy:n tietojärjestelmissä, joissa käytetään sekä teknisiä että ohjelmallisia keinoja tietoturvallisuuden varmistamiseksi. Tällaisia keinoja ovat mm. lukot ovissa, tietoturvasovellusten ajantasaisuudesta huolehtiminen, salasanat laitteissa, tunnistautuminen puhelimissa, salasanojen säännöllinen vaihtaminen, ulkopuolisilla ei ole pääsyä henkilöiden laitteille.

9.   Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10.   Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja- asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa.

Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).